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一场成功的会议活动,前期策划怎么做?

所属分类:媒体报道    发布时间: 2020-08-12    作者:
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随着影视行业的发展,各种大型会议活动经常出现在我们的视野。从会议活动内容,人数,公司类型等,各种来性的会议活动屡见不鲜,当然举办一场会议活动所考虑的内容也是方方面面的,所以前期规划很重要,确保活动的顺利举行。


一般行业会议、会展、或者论坛,都会考虑请专业的会议会展策划公司,或者是活动策划公司来完成,因为会议会展是一项非常系统、繁杂而重要的项目,所以一般企业和个人是做不来的。但是对于企业的大型会议活动,请专业的策划公司是划不来的。

那么企业举办一场大型的会议会议,前期的策划要怎么做?怎么做好各个方面的调整和对接?

目的地的推荐

主办方在选择会议目的地时,心里都会都一个既定的目标性地点,而负责将目的地范围缩小的就是会议服务人员了,根据会议的性质以及要求、比如参会者可能在会议之后安排旅游节目、扩展运动等等。

酒店的安排

酒店必须做足功课,充分的了解与会人数、附近的交通情况等等,同时要事先预计与会人数、与会人员的背景情况,以及较重要的会议目的、目标和与会者的偏好等因素综合考虑。

场景的布局

1、摆台的类型,会议的摆台不能模板式的嵌套,比如同样的商务会议,根据主题、性质的差异,也会直接影响到会议摆台的安放,以及会场的布置,比如剧院式、课桌式、围桌式、长方形、鸡尾酒会式,那种回忆适合你都要因地制宜。

2、会议桌花布置,根据会议桌型的类别来布置桌花,比如常见的会议桌类型有长方形、圆形、椭圆形等;根据会议主题布置桌花,香花的选择较好是更能凸显主题;根据参会人员国籍等信息,提供不同种类的会议桌花布置服务。

3、会议设备,会议摄像机、投影机等现代会议器材为会议的开启带来了极大的便利,并逐渐成为了会议活动中不可或缺的存在,在选择酒店会议厅之前,必须先行了解其是否能提供完备的会议器材,如果没有,另行租借是否方便,以免临时的需求而手忙脚乱。

会议活动服务细节

会中服务细节,提供专业外语翻译,摄像,礼仪公关和文秘服务。安排接待人员全天协助会务工作;会议期间可为VIP客人提供特殊照顾和服务;向参会人员提供全市范围内机场、火车站接送服务;提供会议期间以后勤保障工作和外围的协调服务。

虽然这些前期准备,纸上谈兵很简单,但要落实到每一步,都需要大量相关人员紧密配合,不能出纰漏,在组织大型会议活动的过程中,给我们成功与失败的机会只有一次,策划大型活动每一次都是现场直播,一旦出现失误就无法弥补了。


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